1. Bedenk goed wat u wilt verdienen
2. Een offerte is vrijblijvend
Maak niet de fout te denken dat de opdracht al binnen is, als u de offerte heeft verstuurd. Een offerte is een begroting en verplicht uw (mogelijke) opdrachtgever tot niets. Waarschijnlijk verzamelt deze meer offertes voor er een keuze wordt gemaakt. Om uw offerte te laten opvallen, moet u zich eerst eens afvragen wat ú zou willen weten als u de klant was.
3. Maak van uw offerte een visitekaartje
Een goede offerte is niet afstandelijk, maar zegt iets over uzelf. Met een persoonlijke toonzetting wekt u vertrouwen. Verwijs daarom naar een eerdere ontmoeting of afspraak met de klant. Maak vervolgens een duidelijke omschrijving van de te leveren dienst. Zorg dat deze omschrijving oplossingsgericht is. Anders krijgt uw opdrachtgever het gevoel dat u een 'standaardofferte' stuurt en hem niet op maat bedient. Voordat u een offerte opstelt, moet u dus exact weten wat de vraag is van uw klant! Weet u dat niet precies, bel dan nog even na. U heeft dan een goede reden voor een extra contactmoment. Uw klant zal deze persoonlijke benadering waarderen.
4. Besteed aandacht aan de vorm
Uw offerte wekt verwachtingen. Zorg dus voor een goede eerste indruk met een overzichtelijk document op mooi papier. De lay-out is heel belangrijk. Voorkom frivole lettertypes als Comic Sans en pas zo min mogelijk kleur toe. Misschien heeft u al een huisstijl. Gebruik dan een sjabloon waarop uw bedrijfsnaam en logo staan. Dit gebruikt u bij alle volgende offertes. De vorm moet professioneel en uniform zijn. Wees niet bang dat u te weinig persoonlijk bent: daarvoor zorgt u al met de omschrijving (zie tip 3).
5. Zorg dat er geen gegevens ontbreken
Op een offerte mogen geen essentiële gegevens ontbreken. Dit zijn:
de naam en het adres van uw klant en van uzelf
een plaats en dagtekening
het factuurnummer.
betalingstermijn
levering
aansprakelijkheid
service
garantietermijn.
Het loont de moeite deze voorwaarden te laten controleren door een jurist, vooral als u producten of diensten levert waarmee hoge kosten gemoeid zijn.
6. Maak een overeenkomst
7. Bonustip: trek uw klant over de streep!
Met een positieve slotzin kunt u meer bereiken dan u denkt. Vermijd clichés als 'wij vertrouwen erop u een passende aanbieding te hebben gedaan' maar zeg iets als 'wij danken u voor uw interesse en gaan met veel plezier voor u aan de slag'. Zo houdt u de aandacht van uw klant vast tot en met de laatste zin.
