Welke juridische documenten zijn er voor personeelszaken?

16 november 2021 - ABN AMRO

Leestijd: ca. 9 minuten

U wilt juridische documenten voor personeelszaken opstellen: welke mogelijkheden heeft u dan? Zorg voor een arbeidsovereenkomst, een opdrachtovereenkomst of een vaststellingsovereenkomst. Of gebruik een aanzeggingsbrief, en een WAB-aanbiedingsbrief in specifieke situaties. In dit artikel laten we zien welke juridische documenten voor personeelszaken er zijn. Inclusief voorbeelden, modellen en natuurlijk volgens de eisen en voorwaarden die daarvoor gelden.

15 soorten juridische documenten voor afspraken met personeel

Als ondernemer zoekt u zekerheid, zeker als het gaat om afspraken met uw personeel. Zekerheid rondom afspraken begint bij de goede documentatie. Of het nu gaat om een brief contract niet verlengen, opdrachtovereenkomst, arbeidscontract of iets heel anders. Door afspraken goed vast te leggen, voorkomt u miscommunicaties en heeft u altijd de juiste papieren om op terug te vallen. En uw medewerkers natuurlijk ook.

Hieronder ziet u welke 15 juridische documenten belangrijk zijn als het gaat om personeelszaken. Inclusief voorbeelden en meer toelichting.

Wat is een brief contract niet verlengen?

De brief contract niet verlengen gebruikt u om een medewerker officieel op de hoogte te brengen dat zijn of haar contract niet verlengd wordt. U gebruikt hiervoor een aanzeggingsbrief.

De aanzeggingsbrief is een juridisch document dat u minimaal één maand voor de einddatum van het contract verstuurt. Hierin geeft u aan dat u, in dit geval, het contract niet zal verlengen.

Wat staat er in een brief contract niet verlengen?

De brief contract niet verlengen bevat informatie over het contract waar het om gaat. U geeft als werkgever op een duidelijke en overzichtelijke manier aan dat u het contract beëindigt.

Tip: neem in de aanzeggingsbrief ook de resterende vakantiedagen op. Dat geeft de medewerker een duidelijk beeld van wat er op dat moment nog openstaat.

Wat is een brief contract verlengen?

Een brief contract verlengen is een juridisch document waarmee u officieel aangeeft de arbeidsovereenkomst te verlengen. Het gaat om een aanzeggingsbrief, die u minimaal één maand voor de einddatum van het contract verstuurt.

Wat staat er in een brief contract verlengen?

In de brief contract verlengen geeft u als werkgever duidelijk aan dat u het contract verlengt. In de aanzeggingsbrief beschrijft u of u de overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd verlengt.

Let op: kiest u voor voortzetting voor bepaalde tijd? U mag maximaal drie contracten voor bepaalde tijd aanbieden, daarna gaat dit automatisch over in een contract voor onbepaalde tijd. Dit gebeurt ook als een medewerker langer dan 3 jaar in dienst is met contracten voor bepaalde tijd. Als er een cao van toepassing is kunt u mogelijk van deze regels afwijken.

Wat is een arbeidscontract bepaalde of onbepaalde tijd?

Het arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd is het juridische document voor een tijdelijk of vast contract:

  • Bepaalde tijd: tijdelijk contract: het arbeidscontract heeft een afgesproken einddatum. Houd er rekening mee dat u één maand voor de einddatum schriftelijk moet aangeven of u het contract verlengt of beëindigt. U gebruikt daarvoor de aanzeggingsbrief.

  • Onbepaalde tijd: vast contract: het arbeidscontract heeft geen afgesproken einddatum. Het contract eindigt pas als een medewerker ontslag neemt, als jullie de overeenkomst in overleg opzeggen, als u de medewerker ontslaat tijdens de proeftijd of als u de medewerker ontslaat op staande voet.

Wat staat er in een arbeidscontract bepaalde of onbepaalde tijd?

Het arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd moet aan een aantal eisen voldoen.

Belangrijke elementen hierin zijn:

  • De functie van de medewerker;

  • Het aantal uren in een werkweek;

  • Of er een proeftijd geldt;

  • Het aantal vakantiedagen;

  • De duur van de opzegtermijn;

  • Een eventuele pensioenregeling;

  • Een eventueel concurrentie- of relatiebeding.

Voorbeeld arbeidscontract bepaalde tijd & voorbeeld arbeidscontract onbepaalde tijd

Op de website van VraagHugo staat een voorbeeld van een arbeidscontract, dat samen met Van Hall Advocaten is opgesteld. Dit voorbeeld is te gebruiken als een voorbeeld arbeidscontract bepaalde tijd én voorbeeld arbeidscontract onbepaalde tijd. De documenten lijken erg op elkaar. U vindt de voorbeelden hier.

Goed om te weten: wanneer u een arbeidscontract opstelt via VraagHugo, is het document anders dan de voorbeelden hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld-document is niet het uiteindelijke document.

Wat is een nul-uren-contract?

Het nul-uren-contract gebruikt u voor bepaalde of onbepaalde tijd, zonder vaste werkuren. U kunt de medewerker flexibel oproepen. Het is de gebruikelijke keuze voor oproepkrachten, dankzij de flexibiliteit voor beide partijen.

Een medewerker is verplicht te komen werken bij een oproep, als u die minimaal vier dagen van tevoren doet. De medewerker mag alleen met een goede reden weigeren.

Let op: de medewerker ontvangt alleen loon voor de gewerkte uren, met een minimum van 3 uren per oproep. Na 6 maanden heeft de medewerker recht op het gemiddelde aantal uren dat er in de afgelopen 3 maanden is gewerkt.

Wat staat er in een nul-uren-contract?

Het nul-uren-contract is een juridisch document dat de overeenkomst beschrijft. Belangrijke elementen hierin zijn:

  • De functie van de medewerker;

  • Of er een proeftijd geldt;

  • Het aantal vakantiedagen;

  • De duur van de opzegtermijn;

  • Een eventuele pensioenregeling;

  • Een eventueel concurrentie- of relatiebeding.

Voorbeeld nul-uren-contract

Een voorbeeld nul-uren-contract lijkt enorm op het voorbeeld van een standaard arbeidscontract, dat VraagHugo samen met Van Hall Advocaten opstelde. Op hun website staat geen op maat gemaakt voorbeeld van een nul-uren-contract, maar een arbeidsovereenkomst-voorbeeld. U vindt het arbeidsovereenkomst-voorbeeld hier.

Goed om te weten: wanneer u een arbeidscontract opstelt via VraagHugo, is het document anders dan het voorbeeld hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld-document is niet het uiteindelijke document.

Wat is een min-max-contract?

Het min-max-contract is een juridisch document dat u gebruikt voor medewerkers voor een wisselende hoeveelheid werk. U zet medewerkers flexibel in, terwijl beide partijen profiteren van enkele garanties. U kunt het contract voor bepaalde of onbepaalde tijd opstellen.

Wat staat er in een min-max-contract?

In het min-max-contract spreken jullie het minimale en maximale aantal uren per week af. U betaalt de medewerker uit voor het minimaal opgegeven aantal uren. U hebt de mogelijkheid de medewerker op te roepen tot het maximum aantal uren, waarvoor u de medewerker dan ook uitbetaalt.

Let op: bij ziekte betaalt u de medewerker uit voor minstens 70% van het loon over het minimum aantal uren. Na 6 maanden krijgt de medewerker meer rechten. Als u die medewerker inzet voor uren boven het minimum terwijl er geen werk blijkt te zijn bent u toch verplicht deze uit te betalen.

Min-max-contract voorbeeld

Ook bij het min-max-contract geldt dat het voorbeeld erg lijkt op dat van een standaard arbeidsovereenkomst. U vindt het voorbeeld van de arbeidsovereenkomst hier.

Goed om te weten: wanneer u een arbeidscontract opstelt via VraagHugo, is het document anders dan het voorbeeld hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld-document is niet het uiteindelijke document.

Wat is een bonusregeling?

De bonusregeling is een juridisch document voor personeelszaken dat een variabele beloning regelt, bovenop de vaste beloning. Gebruik de bonus om een medewerker extra te motiveren. Hiervoor kunt u gebruikmaken van verschillende factoren die bepalen hoe hoog de variabele beloning is.

Wat staat er in een bonusregeling?

In een bonusregeling regelt u welke voorwaarden er gelden voor de variabele beloning. U gebruikt bijvoorbeeld een minimum EBIT (Earnings Before Interest and Tax; winst voor rente en belasting) om te beschrijven wat het bedrijf minimaal moet verdienen om de bonus uit te keren.

Daarnaast regelt u bijvoorbeeld de hoogte van de beloning, en hoe die wordt bepaald. Daarvoor kunt u gebruikmaken van individuele kerncompetenties, collectieve omzettargets en individuele omzettargets.

Wat is een brief ontslag op staande voet?

De brief ontslag op staande voet is een juridisch document dat u gebruikt om een medewerker per direct te ontslaan. Dit doet u vanwege een dringende reden. In de juridische brief bevestigt u het ontslag en legt u uit wat daar de reden voor is.

Wat staat er in een brief ontslag op staande voet?

U bevestigt in de brief ontslag op staande voet het ontslag, inclusief de reden daarvoor. Het kan gaan om een dringende reden, zoals bepaalde gedragingen. Zorg ervoor dat u kort na de gedragingen de brief ontslag op staande voet verstuurt, en dat u daarbij meteen de reden opgeeft.

Wat is een klachtenregeling?

Het is uw verantwoordelijkheid als werkgever om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen. De klachtenregeling biedt medewerkers de mogelijkheid om agressie, geweld, pesten en/of seksueel ongewenst gedrag te melden bij de klachtencommissie.

U zorgt er met een klachtenregeling bovendien voor dat er een vertrouwenspersoon beschikbaar is voor medewerkers. In de regeling legt u vast welke procedures en mogelijkheden er gelden, om te klagen over ongewenst gedrag of de vertrouwenspersoon op te zoeken.

Wat staat er in een klachtenregeling?

De klachtenregeling is een juridisch document dat bijvoorbeeld het volgende beschrijft:

  • Wie de vertrouwenspersoon is en welke taken en bevoegdheden deze persoon heeft;

  • De klachtencommissie, samenstelling, taken en bevoegdheden daarvan;

  • Het verloop van een klachtenprocedure;

  • De rechten en plichten van betrokkenen;

  • Maatregelen en sancties die u als werkgever kunt toepassen.

Wat is een klokkenluidersregeling of klokkenluidersprocedure?

Met een juridisch document voor een klokkenluidersregeling of klokkenluidersprocedure regelt u dat medewerkers misstanden kunnen melden. U beschrijft de procedure om misstanden te melden, waarmee u de (financiële) risico’s voor een medewerker afdekt. Geef hierin bijvoorbeeld aan bij welke functionaris een medewerker zich kan melden.

Wat staat er in een klokkenluidersregeling of klokkenluidersprocedure?

Het is wettelijk verplicht om in de klokkenluidersregeling in ieder geval het volgende vast te leggen:

  • De manier waarop u met interne meldingen omgaat;

  • Wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand;

  • Bij welke functionaris een medewerker misstanden moet melden;

  • De verplichting om hier als werkgever vertrouwelijk mee om te gaan als de medewerker dit vraagt;

  • De mogelijkheid tot het inschakelen van een adviseur voor de werkgever.

Voorbeeld klokkenluidersregeling

Samen met Van Hall Advocaten stelde VraagHugo een klokkenluidersregeling-voorbeeld op. Dit voorbeeld kunt u gebruiken als model. U vindt het voorbeeld van de klokkenluidersregeling hier.

Goed om te weten: wanneer u een klokkenluidersregeling opstelt via VraagHugo, is het document anders dan het voorbeeld hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld-document is dus niet het uiteindelijke document dat u ontvangt.

Wat is een ontslagbrief tijdens proeftijd?

U gebruikt een ontslagbrief tijdens proeftijd als u met een juridisch document een medewerker tijdens de proeftijd wilt ontslaan. Hiervoor gelden andere regels dan voor medewerkers die al door de proeftijd heen zijn.

Voor ontslag tijdens de proeftijd heeft u geen toestemming van het UWV of de rechter nodig. De ontslagbrief tijdens proeftijd is voldoende, en er is geen sprake van een opzegtermijn.

Wat staat er in een ontslagbrief tijdens proeftijd?

Het juridische document voor de ontslagbrief tijdens proeftijd bevat informatie over de arbeidsovereenkomst en de begindatum daarvan, net als de einddatum. U beschrijft hoe lang de proeftijd geldt en u neemt een verwijzing op naar een gesprek met de medewerker over het ontslag.

In de brief kunt u aangeven waar eventuele bedrijfseigendommen moeten worden ingeleverd en wanneer de eindrekening wordt opgemaakt.

Tip: u kunt in de ontslagbrief tijdens proeftijd eisen dat een medewerker het LinkedIn-profiel aanpast, om aan te geven dat hij of zij niet meer in dienst is.

Wat is een opdrachtovereenkomst?

De opdrachtovereenkomst is een juridisch document dat een overeenkomst tussen u als opdrachtgever en een opdrachtnemer beschrijft. Het beschrijft de het werk dat de opdrachtnemer zal verrichten.

Wat staat er in een opdrachtovereenkomst?

Een opdrachtovereenkomst die voldoet aan de eisen beschrijft het type werk dat de opdrachtnemer zal verrichten, de duur van de overeenkomst en bijvoorbeeld het uurloon voor de gehele opdracht.

Andere belangrijke elementen zijn het van toepassing zijn van algemene voorwaarden, een onkostenvergoeding, een eventuele geheimhoudingsplicht en hoe het zit met intellectuele eigendommen.

Voorbeeld opdrachtovereenkomst

VraagHugo stelde samen met Van Hall Advocaten een model-opdrachtovereenkomst op, dat u kunt gebruiken om een idee te krijgen van de inhoud van het document. De voorbeeld-opdrachtovereenkomst is hier in te zien.

Goed om te weten: wanneer u een opdrachtovereenkomst opstelt via VraagHugo, is het document anders dan het voorbeeld hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld-document is daarom niet het uiteindelijke document dat u ontvangt.

Wat is een stageovereenkomst?

De stageovereenkomst is het juridische document voor stagegevers en stagiairs. Het is geen arbeidsovereenkomst, omdat de stagiair een stagevergoeding in plaats van salaris ontvangt. U bent vrij om de hoogte van de vergoeding te bepalen. Het gaat om een onkostenvergoeding, dus er geldt geen wettelijk minimum(loon).

Wat staat er in een stageovereenkomst?

De stageovereenkomst beschrijft belangrijke juridische zaken zoals de stageperiode, werktijden, stagevergoeding, gevolgen van ziekte en afwezigheid en de aansprakelijkheid. Daarnaast neemt u artikelen op voor het intellectuele eigendom, geheimhouding en beëindiging van de overeenkomst.

Stageovereenkomst voorbeeld

Om alvast een idee te krijgen de inhoud van een stageovereenkomst, stelde VraagHugo samen met samen met Van Hall Advocaten een stageovereenkomst-voorbeeld op. Bekijk het voorbeeld van de stageovereenkomst hier.

Goed om te weten: wanneer u een stageovereenkomst opstelt via VraagHugo, is het document anders dan het voorbeeld hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld van de stageovereenkomst is daarom niet het uiteindelijke document dat u ontvangt.

Wat is een studiekostenovereenkomst?

Een studiekostenovereenkomst is het juridische document bij een opleiding voor medewerkers die de werkgever betaalt. U legt hierin de voorwaarden vast, op basis waarvan u de studiekosten zal vergoeden.

Wat staat er in een studiekostenovereenkomst?

Belangrijke elementen in een studiekostenovereenkomst zijn bijvoorbeeld de aanvangsdatum, de inhoud van de studie en de einddatum daarvan. Daarnaast beschrijft het juridisch document of er sprake is van betaald of onbetaald studieverlof, het aantal uren verlof per week en een terugbetalingsverplichting.

Ten slotte beschrijft het document de invloed van betaalde studiekosten op een eventuele transitievergoeding.

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

De vaststellingsovereenkomst is het juridische document om afspraken vast te leggen als u met een medewerker met wederzijds goedkeuren besluit de overeenkomst te beëindigen. U regelt samen met de medewerker de voorwaarden voor ontslag. Dit voorkomt dat u hiervoor naar het UWV of naar de rechter moet. Een medewerker behoudt hiermee het recht op een WW-uitkering.

Wat staat er in een vaststellingsovereenkomst?

De vaststellingsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst bevat in ieder geval de volgende gegevens:

  • Naam en adres van de werkgever en medewerker;

  • Reden om het contract te beëindigen;

  • Datum waarop het contract eindigt;

  • Dat er sprake is van wederzijds goedkeuren;

  • Of er een transitievergoeding wordt betaald en hoe hoog deze is;

  • Waar en wanneer de overeenkomst getekend is.

Vaststellingsovereenkomst voorbeeld

Benieuwd naar een vaststellingsovereenkomst-voorbeeld? Samen met Van Hall Advocaten, stelde VraagHugo een voorbeeld van een vaststellingsovereenkomst op, waarmee u alvast een idee krijgt wat er in zo’n document staat. Bekijk het vaststellingsovereenkomst-voorbeeld hier.

Goed om te weten: wanneer u een vaststellingsovereenkomst opstelt via VraagHugo, is het document anders dan het voorbeeld hierboven. Op basis van een aantal vragen, stelt VraagHugo een uniek document voor uw bedrijf op. Het voorbeeld van de overeenkomst is daarom niet het uiteindelijke document dat u ontvangt.

Wat is een WAB-aanbiedingsbrief?

Met de WAB-aanbiedingsbrief doet u oproepkrachten sinds 1 januari 2020 een aanbod voor een vast aantal uren per week als die minimaal 12 maanden voor u hebben gewerkt. Na een jaar bent u op basis van de nieuwe wetgeving namelijk verplicht om een vast aantal uren aan te bieden.

Wat staat er in een WAB-aanbiedingsbrief?

In de WAB-aanbiedingsbrief verwijst u naar de huidige arbeidsovereenkomst, doet u een aanbod voor een vast aantal uren per week en stelt u een deadline om het aanbod te accepteren. Daarnaast beschrijft u hoe de huidige overeenkomst overgaat in een vast contract. Ten slotte neemt u op dat de huidige arbeidsovereenkomst van kracht blijft als de medewerker het aanbod niet accepteert.

Juridische documenten voor samenwerkingen: regel het eenvoudig zelf

Als ondernemer heeft u niet alle juridische documenten die er bestaan nodig. U wilt juridische documenten genereren wanneer u er eentje nodig heeft, terwijl u de vaak hoge kosten van het inschakelen van een jurist of advocaat wilt voorkomen.

Met VraagHugo maakt u juridische documenten eenvoudig zelf, op het moment dat u ze nodig heeft. Op basis van een aantal vragen, genereert u via VraagHugo moeiteloos standaarddocumenten die zijn opgesteld en gecontroleerd door juridisch experts.

En nog beter: als klant van ABN AMRO ontvangt u kosteloos 20 credits om het uit te proberen. Lees er alles over via het blok aan de rechterzijde.

Regel eenvoudig juridische documenten

Probeer VraagHugo vandaag nog kosteloos uit en ontvang 20 credits, waarmee u ca. één juridisch document afrekent.

Lees meer over VraagHugo
Lees meer ondernemersverhalen en tips over Juridische zaken
Er zijn helaas geen artikelen beschikbaar over dit onderwerp.
Stel zelf snel juridische documenten op maat op

Ondernemen kan juridisch complex zijn, zeker op het gebied van juridische documenten. Dit kan tijdrovend en ingewikkeld zijn. Benieuwd hoe u eenvoudig goede juridische documenten samenstelt?

Lees meer