Wat is een ATS(-systeem)?
Een ATS is een Applicant Tracking System. Het is software voor werkgevers, recruiters en bureaus om het wervingsproces en de relatie met kandidaten te beheren.
Tip: ‘ATS’ is bepaald niet de enige benaming voor zo’n systeem. Andere termen hiervoor zijn bijvoorbeeld recruitmentsysteem, recruitment-software, werving- & selectie-software, sollicitantenvolgsysteem, kandidaatvolgsysteem en talent acquisition software. Ondanks dat de S in ATS al voor System staat, wil men ook weleens de benaming ‘ATS-systeem’ hanteren.
Wat kan er met een ATS-systeem?
Een ATS biedt meerdere mogelijkheden. Het gaat bijvoorbeeld om de volgende functies:
Kandidaten bij vacatures vinden: de recruitmentsoftware helpt kandidaten te vinden voor openstaande vacatures. Het ATS automatiseert, ondersteunt en organiseert recruitment. Het gaat bijvoorbeeld om het aanmaken en publiceren van vacatures, het uitnodigen van kandidaten, het afwijzen daarvan, het zoeken naar talent, matchen, volgen, e-mailen en informeren. Anders dan een recruitment-tool, is een ATS echt een systeem waarin alle activiteiten rondom recruitment uitgevoerd kunnen worden.
Databank met kandidaten: een ATS is bovendien goed geschikt om een databank met (potentiële) kandidaten op te bouwen. Hierin staat persoonlijke informatie, net als het cv en een motivatiebrief van een kandidaat.
Let op: de AVG-wetgeving stelt strenge eisen aan het opbouwen van zo’n databank. Let bij de keuze voor een ATS-systeem goed op de voorwaarden, mogelijkheden en AVG-richtlijnen zoals die gelden.
Een ATS draagt bij aan meerdere doelstellingen
Het ATS draagt bij aan twee belangrijke doelstellingen van organisaties die nieuw talent willen aannemen:
- Optimale Candidate Experience: door kandidaten de best mogelijke sollicitatie- en recruitmentervaring te bieden creëren organisaties zoveel mogelijk waarde. De (eerste) contactmomenten zorgen voor een snel, prettig en effectief proces. Kandidaten hebben een goede ervaring met de organisatie. Ook draagt een prettige ervaring voor uw kandidaten bij aan uw employer branding.
Gestroomlijnd wervingsproces: tegelijkertijd garandeert het ATS een gestroomlijnd wervingsproces voor recruiters. De snelle, correcte en overzichtelijke verwerking van gegevens voorkomt onduidelijkheden. Het verhoogt de effectiviteit en productiviteit van recruiters. Dat helpt hen om tegen lagere kosten, doelgerichter en sneller de juiste kandidaten aan te trekken.
De betekenis van CRM en ERP
Hoe verhoudt een ATS zich dan tot CRM en ERP? En waar staan die termen eigenlijk voor?
CRM staat voor Customer Relationship Management. Het systeem helpt bij het beheren van klantgegevens. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Zo’n systeem combineert alle bedrijfsprocessen en activiteiten in één overkoepelend systeem.
Wat is een CRM-systeem?
Een CRM-systeem helpt klantgegevens bij te houden en klantenaccounts te beheren. Organisaties verbeteren klantrelaties en gebruiken de software om de Customer Lifetime Value (CLV) te optimaliseren. Het systeem beheert de groeiende berg met data die bedrijven verzamelen en genereren.
Een CRM-systeem draagt bij aan nauwkeurigheid en efficiëntie. Het systeem zorgt voor overzichtelijke dossiers met alle belangrijke informatie over klanten.
Wat is een ERP-systeem?
Een ERP-systeem combineert de tools, systemen en processen van verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Dit creëert de mogelijkheid om sterker samen te werken, bijvoorbeeld door elkaars gegevens te gebruiken. Het gaat om softwareoplossingen, slimme sheets en bijvoorbeeld een rolodex.
ERP-systemen integreren de diverse systemen binnen één organisatie. Het systeem ondersteunt de processen binnen het bedrijf en vormt op die manier het digitale hart van de organisatie. Standaardisatie en automatisering helpt medewerkers de handen vrij te maken voor hun kerntaken. Zij hebben minder omkijken naar software en manieren om daarmee te kunnen werken.
De verschillen tussen ATS, CRM en ERP
Het ATS is bedoeld voor het werven, selecteren en beheren van kandidaten en potentieel talent. Dit verschilt van een CRM-systeem, omdat dit ontwikkeld is voor het beheer van klanten en klantrelaties.
Een ERP-systeem werkt overkoepelend. Dit helpt een ATS-systeem te integreren in de rest van de bedrijfssoftware. Koppelingen zorgen er bijvoorbeeld voor dat zowel recruitment als andere afdelingen binnen de organisatie toegang hebben tot (kandidaat)gegevens rondom het aantrekken van nieuw talent.