Zo maak je een onweerstaanbaar onboardingprogramma

De eerste indruk is bepalend. Dat geldt net zo goed voor een nieuwe medewerker in jouw bedrijf als een ontmoeting tussen personen. Een goed doordacht onboardingprogramma is cruciaal voor een vliegende start en langdurige betrokkenheid van nieuwe collega's.

In dit artikel ontdek je hoe je stap voor stap een ijzersterk onboardingprogramma opzet dat nieuwe medewerkers snel laat integreren, productief maakt en verbindt met je organisatie. We kijken naar bewezen strategieën, praktische tips en concrete voorbeelden die je direct kunt toepassen.

Waarom een goed onboardingprogramma zo belangrijk is

Een effectieve onboarding gaat verder dan wat formulieren invullen en een rondleiding door het kantoor. Het is een strategisch proces dat grote invloed heeft op het succes van nieuwe medewerkers én je organisatie.

De impact van een goede onboarding

Een goed onboardingprogramma heeft aantoonbare voordelen:

• Snellere productiviteit: Nieuwe medewerkers bereiken sneller hun volledige productiviteit – dit kan zelfs tot 70% sneller gaan met een goed programma.
• Hogere retentie: Medewerkers die een positieve onboarding ervaren, blijven langer bij de organisatie. Dit bespaart wervingskosten en bevordert continuïteit.
• Sterkere betrokkenheid: Een goede start zorgt voor meer betrokkenheid en een positieve houding ten opzichte van de organisatie.
• Positieve bedrijfscultuur: Een consistent onboardingprogramma helpt bij het versterken en doorgeven van de bedrijfscultuur.

Onboarding als onderdeel van de employee journey

De employee journey - de volledige reis die een medewerker maakt binnen je organisatie. Onboarding is een cruciale fase in deze reis, die de toon zet voor de gehele werkervaring.

De vijf pijlers van een onweerstaanbaar onboardingprogramma

Een effectief onboardingprogramma rust op vijf pijlers. Door deze stappen te doorlopen kun je jouw nieuwe medewerkers snel inwerken en verbinden met de organisatie.

1. Pre-boarding: begin vóór de eerste werkdag

De onboarding begint al vóór de eerste werkdag. Deze pre-boarding fase is het moment om nieuwe medewerkers enthousiast te maken en voor te bereiden op hun start.

Praktische tips voor pre-boarding: Je kunt bijv. een welkomstpakket sturen met informatie over de organisatie. Toegang tot systemen regelen en zorgen dat de werkplek klaar is. Ook is het leuk om een informeel kennismakingsmoment te verzorgen met het team, vóór de eerste werkdag.

Voorbeeld: Tony's Chocolonely stuurt nieuwe medewerkers een ‘happy box' toe vóór hun eerste werkdag. In deze doos zitten chocolade, bedrijfskleding, een boek over het bedrijf en een routekaart voor de eerste drie maanden.

2. Het inwerkproces: van basics tot bedrijfsprocessen

Nieuwe medewerkers moeten snel wegwijs worden in de praktische aspecten van hun werk en de organisatie.

Waar let je op:

• Een gestructureerd inwerkprogramma met duidelijke tijdslijnen
• Toegang tot alle nodige systemen, tools en informatie
• Training in specifieke vaardigheden en kennis die nodig zijn voor de functie
• Kennismaking met belangrijke procedures en processen
• Een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning

3. Sociale integratie: verbinding met team en cultuur

Het sociale aspect van onboarding is minstens zo belangrijk als het praktische gedeelte. Nieuwe medewerkers moeten zich welkom voelen en een band kunnen opbouwen met hun collega's.

Hoe regel je dit?

• Plan kennismakingsactiviteiten met directe collega's en andere teams
• Wijs een buddy of mentor toe die de nieuwe medewerker begeleidt
• Organiseer informele momenten zoals teamlunches of borrels
• Betrek nieuwe medewerkers actief bij meetings en besluitvormingsprocessen

Voorbeeld: Bij ABN AMRO wordt er een speciale dag voor nieuwe collega’s georganiseerd. Hier wordt een presentatie gegeven over het bedrijf, wat de nieuwe medewerkers kunnen verwachten en is er na afloop de mogelijkheid om met andere nieuwe collega’s te netwerken. Zo kunnen nieuwe medewerkers direct andere collega’s ontmoeten die in hetzelfde traject zitten.

4. Rol- en verwachtingsverheldering: duidelijkheid vanaf dag één

Nieuwe medewerkers moeten voor zover mogelijk weten wat er van hen verwacht wordt en hoe hun rol bijdraagt aan de grotere doelen van de organisatie.

Elementen van goede rolverduidelijking:

• Duidelijke functieomschrijving en verantwoordelijkheden
• Concrete doelen of to-do’s voor de eerste 30, 60 en 90 dagen
• Inzicht in hoe het werk bijdraagt aan de missie en strategie van de organisatie
• Duidelijkheid over evaluatiemomenten en succesfactoren
• Regelmatige feedbackgesprekken tijdens de onboardingperiode

Praktische tip: Werk met een 30-60-90 dagen plan waarin je samen met de nieuwe medewerker concrete doelen en verwachtingen vastlegt. Dit zorgt voor duidelijkheid en structuur tijdens de eerste maanden.

5. Groei en ontwikkeling: toekomstperspectief bieden

Een onboardingprogramma moet niet alleen gericht zijn op het hier en nu, maar ook op de toekomstige groei en ontwikkeling van de nieuwe medewerker.

Niet iedere medewerker wilt meteen nadenken over de volgende stap. Maar door de mogelijkheid aan te bieden en met concrete doelen te werken kun je jouw medewerkers naar iets toe laten werken.

Manieren om groei te stimuleren vanaf de start:

• Bespreek carrièrepaden en doorgroeimogelijkheden
• Introduceer opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden
• Koppel persoonlijke doelen aan organisatiedoelen

Een onboardingprogramma op maat maken

Elk bedrijf en elke functie is anders, dus een one-size-fits-all aanpak werkt niet voor onboarding. Onboardingprogramma’s zijn effectiever wanneer ze zijn aangepast aan de specifieke situatie van het bedrijf en de rol.

Hier zijn tips om je onboardingprogramma aan te passen aan jouw specifieke situatie.

Aanpassen aan verschillende functieniveaus

De onboarding van een junior medewerker ziet er anders uit dan die van een nieuwe manager of directielid.

Waar let je op per niveau?

• Junior medewerkers: Focus op praktische vaardigheden, rolverheldering en integratie in het team
• Middenmanagement: Meer aandacht voor stakeholder management, leiderschap en strategische context
• Senior management: Nadruk op organisatiestrategie, cultuur en positionering in de markt

Rekening houden met verschillende werkvormen

Met de opkomst van hybride en remote werken moet je onboardingprogramma ook geschikt zijn voor medewerkers die niet dagelijks op kantoor zijn. De gehele customer journey, inclusief de onboarding, is sterk veranderd sinds de coronapandemie.

Zorg ervoor dat de materialen tijdens de onboarding goed, digitaal toegankelijk zijn. Door extra check-in momenten en virtuele kennismakingssessies in te plannen voorkom je isolatie van een nieuwe medewerker.

Meten van het succes van je onboarding

Hoe weet je nou of jouw onboarding een succes is? Je kan het uiteraard vragen in een interview, maar je kunt ook kijken naar bepaalde statistieken om hier inzicht in te krijgen. Regelmatige evaluatie en iteratie zorgt voor een betere retentie.

Hier zijn enkele belangrijke statistieken om naar te kijken:

Kwantitatieve statistieken

• Time-to-productivity: Hoe snel bereiken nieuwe medewerkers hun volledige productiviteit?
• Retentiepercentage: Hoeveel nieuwe medewerkers zijn er na 6 en 12 maanden nog?
• Onboarding kosten: Wat zijn de totale kosten per nieuwe medewerker?
• Voltooiingspercentage: Welk percentage van het onboardingprogramma wordt daadwerkelijk afgerond?

Kwalitatieve statistieken

• Tevredenheidsscores: Hoe tevreden zijn nieuwe medewerkers over hun onboarding?
• Feedback van managers: Hoe beoordelen managers de effectiviteit van de onboarding?
• Culturele aansluiting: In hoeverre voelen nieuwe medewerkers zich verbonden met de bedrijfscultuur?
• Zelfvertrouwen in de rol: Voelen nieuwe medewerkers zich bekwaam in hun functie?

Aan de slag met jouw onboardingprogramma

Een effectief onboardingprogramma vraagt om een doordachte aanpak en continue verbetering.

Begin klein, evalueer regelmatig en pas aan waar nodig. Hier zijn enkele stappen om te starten:

• Breng je huidige onboarding in kaart: Wat doe je nu al en wat zijn de sterke en zwakke punten?
• Vraag feedback aan recente starters: Wat hebben zij gemist of juist gewaardeerd?
• Definieer duidelijke doelen: Wat wil je bereiken met je onboardingprogramma?
• Ontwikkel een gestructureerd programma: Gebruik de vijf pijlers als basis en pas aan voor jouw organisatie
• Implementeer gefaseerd: Begin met de meest cruciale verbeteringen en bouw van daaruit verder
• Meet en evalueer: Verzamel data en feedback om het programma continu te verbeteren

Onthoud dat onboarding meer is dan een eenmalige gebeurtenis. Door te investeren in jouw onboardingprogramma, leg je een sterke basis voor langdurige, productieve en betrokken medewerkers.

Als je meer wilt weten over de volledige employee journey, lees dan ook ons artikel "De employee journey: meer dan werven en behouden". Of ontdek hoe je de beste mensen vindt om te onboarden in "Vijf succesfactoren voor een sterke wervingsstrategie".