De belangrijkste juridische documenten voor MKB'ers en ZZP'ers

Zowel binnen het mkb als bij andere bedrijven is het belangrijk een aantal juridische zaken goed te regelen. Een deel van de juridische documenten is verplicht. Daarnaast wijzen we op een aantal andere documenten, waarvan het verstandig is om die op te stellen en te gebruiken.

Tip: vraag u bij een juridisch document steeds af wat het is, wat u ermee regelt en hoe dat er in een voorbeeld of template uitziet. Zo verzamelt u de belangrijkste informatie, die goed aangeeft wat u moet regelen.

De verplichte juridische documenten die u als ondernemer nodig heeft, staan hieronder uitgelicht.

Arbeidsovereenkomst

De arbeidsovereenkomst of het arbeidscontract is een verplicht juridisch document, als u medewerkers in dienst neemt. In het contract regelt u bijvoorbeeld de arbeidstijden, vakantiedagen, het salaris, pensioen en de collectieve verzekering.

Bekijk een arbeidsovereenkomst voorbeeld of template van een arbeidsovereenkomst of arbeidscontract om zelf te zien hoe u hierin zaken zoals ziekte, arbeidsongeschiktheid, geheimhouding en een leaseauto, thuiswerken of een opleiding regelt.

Factuur

De factuur is een verplicht juridisch document, zodra u goederen en/of diensten levert aan andere bedrijven voor een waarde van minimaal € 100. U heeft een administratieverplichting. Dat betekent dat u offertes, facturen en overeenkomsten moet bewaren. Voor de facturen geldt bovendien dat deze opeenvolgende nummers moeten hebben.

Privacyverklaring

Ieder bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt moet klanten, gebruikers en bezoekers daarover informeren. U gebruikt hiervoor de verplichte privacyverklaring. In het juridisch document beschrijft u welke gegevens u verwerkt, waarom u dat doet en bijvoorbeeld hoe u de gegevens beveiligt.

Verwerkersovereenkomst

Als een externe partij die persoonsgegevens voor u verwerkt, moet u daarvoor een verwerkersovereenkomst opstellen. In dit juridische document maakt u afspraken et bijvoorbeeld een leverancier van nieuwsbriefsoftware, clouddiensten, hosting of andere diensten waarbij inzage in persoonsgegevens nodig is.

Verwerkingsregister (en een datalekregister)

Het verwerkingsregister is verplicht voor bedrijven met meer dan 250 medewerkers, net als wanneer u bijzondere (ook wel: risicovolle) persoonsgegevens verwerkt. In het juridisch document beschrijft u o.a. welke gegevens u verwerkt, waar ze staan, wie er verantwoordelijk is en bijvoorbeeld hoe lang u de gegevens bewaart. Het datalekregister is als het goed is leeg, daarin registreert u namelijk eventuele datalekken.

Niet alle juridische documenten voor het mkb en andere bedrijven zijn verplicht. Toch is het verstandig om de volgende documenten op te stellen.

Algemene voorwaarden

Dit juridische document gebruiken bedrijven in de praktijk als een vangnet. Zolang alles goed gaat heeft u het niet nodig. Pas als er iets misgaat (of dreigt te gaan) is het belangrijk dat de voorwaarden op papier staan. Houd er rekening mee dat u hierin veel juridische zaken kunt regelen, maar dat u zich moet houden aan de wettelijke vereisten.

Contract of opdrachtovereenkomst

Een contract of opdrachtovereenkomst beschrijft de werkzaamheden, onderlinge relatie en andere belangrijke voorwaarden tussen een bedrijf en een zelfstandige of ander bedrijf. Het gaat bijvoorbeeld om wat er geleverd wordt, de aansprakelijkheid en intellectueel eigendom.

Geheimhoudingsovereenkomst

De geheimhoudingsovereenkomst is een juridisch document dat u gebruikt bij bijvoorbeeld een pitch, een eerste plan of andere informatie die nog niet openbaar mag worden. U spreekt hiermee af dat de andere partij de informatie niet verder mag delen of verspreiden, op straffe van een overeengekomen boete.

Zodra u als zzp’er aan de slag gaat is het belangrijk om een aantal juridische zaken goed te regelen. Veel van de documenten komen overeen met die voor het MKB en andere bedrijven. Dit is de lijst met juridische documenten die u als zelfstandige wilt opstellen:

• Algemene voorwaarden

• Arbeidsovereenkomst

• Disclaimer

• Factuur

• Geheimhoudingsverklaring

• Overeenkomst van opdracht

• Privacyverklaring

• Samenwerkingsovereenkomst

• Verwerkersovereenkomst

Een disclaimer gebruikt u bijvoorbeeld voor de website. Hiermee wijst u bezoekers op hun eigen verantwoordelijkheid voor het gebruik van de informatie. Dit beperkt uw aansprakelijkheid en beschermt de inhoud en werking van de website.

Een samenwerkingsovereenkomst beschrijft de samenwerking met andere zzp’ers of ondernemers. Jullie leggen bijvoorbeeld de afspraken vast over de verdeling van de winst, aansprakelijkheden, opzegtermijnen en hoe u omgaat met meerwerk.

Alles over verschillende juridische documenten

Zoekt u specifiekere informatie over de soorten juridische documenten of voorbeelden en templates? Lees onze verdiepende artikelen over de verschillende juridische documenten per thema: samenwerkingen, privacy en personeelszaken.

Met VraagHugo maakt u de juridische documenten voor uw onderneming eenvoudig zelf. Of u nu documenten voor zzp’ers of documenten voor ondernemingen zoekt. Met VraagHugo Creëert umoeiteloos standaarddocumenten op maat, bespaart u op de kosten en kiest voor de kwaliteit van juridisch specialisten die weten wat er belangrijk is.